Das Convention Bureau Karlsruhe & Region wurde 2009 von der Messe Karlsruhe ins Leben gerufen, um die länderübergreifende Kongresslandschaft national und international zu positionieren, und mithilfe von Standortmarketing die Tagungs- und Kongresswirtschaft in der Region Karlsruhe zu fördern. Als unabhängige non Profit Servicestelle verbindet das Convention Bureau Menschen und Ideen auf nationalen und regionalen Plattformen, unterstützt kostenfrei bei der Planung von Veranstaltungen und hilft bei der Kontaktanbahnung zu Experten in der Region.
Seit den ersten Schritten leitet Pia Kumpmann, dessen Aufgabe zuvor die Organisation von Messen und Kongresse in der Messe Karlsruhe war, das Convention Bureau Karlsruhe & Region. Auch nach 15 Jahren ist Pia Kumpmann weiterhin unermüdlich Herz und Seele des Convention Bureaus und kennt jeden Winkel der Region zwischen Schwarzwald und den Pfälzer Bergen.
Nicht nur die Stadt und die Messe Karlsruhe begleiteten das Convention Bureau von Anfang an, sondern auch mehrere mutige Tagungshotels, Eventlocations und Veranstaltungsdienstleister unterstützten mit Enthusiasmus das neu ins Leben gerufene Convention Bureau Karlsruhe & Region. Darunter waren das Schwarzwald Panorama, res ebert, Hotel Ibis Hauptbahnhof, Burg Windeck, AVData, Sokoll and Friends, Schlosshotel Karlsruhe, ACHAT Hotel (früher Renaissance Hotel), Radisson, BLU, Novotel, Eventtechnik Gleich, Jugendstil-Festhalle Landau, Festhalle Wörth, Bürger und Veranstaltungszentrum Bruchsal, Buhlsche Mühle und BBK. Die meisten dieser Partner integrieren weiterhin das Kompetenznetzwerk des Convention Bureau Karlsruhe & Region, und sind wichtiger Teil des Erfolges.
Stetig wurde der Aufbau eines umfangreichen Netzwerks mit Partnern aus der Hotellerie, Gastronomie, Logistik und Veranstaltungsbranche vorangetrieben. Anfang 2017 war es dann so weit: Der hundertste Partnervertrag wurde unterschrieben!
Die neueste Statistik für das Jahr 2023 zeugt von der positiven Entwicklung der Reisebranche in der Region: Sowohl die Anzahl der Ankünfte (645.600) als auch die Anzahl der Übernachtungen (1.147.200) konnten eine Steigerung von über 20 % verzeichnen. Es fanden 24.500 Veranstaltung in der Region statt, wobei das Umsatzvolumen um die 903 Millionen netto betrug. Diese Zahlen stärken die Überzeugung, dass das Potenzial der Veranstaltungsbranche in Karlsruhe & Region noch lange nicht ausgeschöpft ist. Nicht umsonst gehören zu den neuesten Partnern des Convention Bureaus drei nagelneue Tagungshotels. Das Intercity Hotel Karlsruhe und das MOXY Hotel erweitern seit 2023 das Übernachtungsangebot in der Fächerstadt, Motel One Karlsruhe öffnet im April 2024
Das Convention Bureau hat sich als zentrale Anlaufstelle für Tagungs- und Kongressveranstalter etabliert, betreibt eine aktive Akquise von Tagungen, Kongressen und anderen Veranstaltungen und freut sich über die steigende Anzahl von Veranstaltungen und Teilnehmern in der Region.
Besonders das Online-Portal mit Informationen und der beliebten Suchfunktion zu Tagungshotels, Veranstaltungsorten und Rahmenprogrammen, sowie die gedruckte Broschüre, in der sämtliche Partner präsentiert werden, dienen der Promotion der Region. Das Convention Bureau Karlsruhe & Region ist regelmäßig als Aussteller bei Messen dabei, organisiert Study-Touren und Site-Inspections für Veranstaltungsplaner und veröffentlicht fach relevante Artikel in den Publikationen der Branche. Während der COVID-Pandemie wurde der virtuelle LOCATION CHECK ins Leben gerufen, bei dem sich Interessierte online einen Eindruck von verschiedenen Eventlocations machen konnten.
Das Convention Bureau Karlsruhe & Region ist Mitglied des German Convention Bureau (GCB) und profitiert dadurch nicht nur von dem internationalen Netzwerk des GCB, sondern auch von wertvollen Anregungen und Diskussionsbeiträgen zur Zukunft der Veranstaltungsbranche.
Pia Kumpmann ist ehrenamtlich als regionaler Ansprechpartner des Verbands der Veranstaltungs-Organisatoren (VDVO) tätig. Diese Tätigkeit trägt wesentlich zur Vernetzung und Sichtbarkeit der Region Karlsruhe bei.
Im Trend der Zeit
Das dynamische Convention Bureau hat sich im Laufe der Jahre immer wieder neuen Trends und Bedürfnissen der Branche angepasst. So wurden 2017 zwei neue Kategorien ins Leben gerufen, die den dafür qualifizierten Partnern vergeben werden. Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit sind in einer innovativen und dynamischen Region wie Karlsruhe für viele Veranstalter eine Selbstverständlichkeit, deswegen wurde der Venue-Finder des Convention Bureaus 2017 um die Suchfunktionen Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit erweitert. Im Zuge der COVID-19-Pandemie und der damit erforderlichen Umstellung auf vermehrte digitale Angebote, erweiterte das Convention Bureau die Suchfunktion mit der Möglichkeit, nach Veranstaltern zu suchen, die hybride Events ausrichten.
Networking und Impulsgeber
Das Convention Bureau Karlsruhe & Region dient seinen Partnern sowie Veranstaltungsplanern und Interessierten als Kommunikationsplattform und Impulsgeber. In diesem Sinne werden für die Branche relevante Events organisiert, zu denen auch die beliebten Stammtische, Impulsvorträge und Führungen zählen.
Die insgesamt fast 70 Stammtische finden immer in einer Partnerlocation des Convention Bureaus statt, und dienen der Vermittlung von wertvollem Fachwissen und dem intensiven, persönlichen Erfahrungsaustausch mit den Experten und Entscheidern der MICE Branche.
Die Impulsvorträge sind für jeden frei zugänglich, finden meistens online statt und vermitteln nicht nur Wissen, sondern dienen auch der persönlichen Entwicklung und Motivation.
Im Fokus steht bei sämtlichen Veranstaltungen die positive Synergie durch Austausch und Kommunikation zwischen den Teilnehmern.
Aktuell werden in der neue Serie Köpfe der Veranstaltungsbranche die TOP Tagungsmanager aus Karlsruhe & Region vorgestellt.
Blick in die Zukunft
Neben den aktuellen politischen und wirtschaftlichen Themen beschäftigt sich das Convention Bureau Karlsruhe & Region intensiv mit dem Thema Trends und Trendforschung.
Die Veranstaltungsbranche befindet sich im Wandel. Neue Technologien, veränderte Kundenbedürfnisse und globale Herausforderungen wie die COVID-19-Pandemie stellen die Branche vor neue Herausforderungen.
Die Digitalisierung ermöglicht innovative Formen von Veranstaltungen, die virtuelle und physische Elemente miteinander verbinden. Neue technische Lösungen müssen von Veranstaltern eingesetzt werden, ohne jedoch den menschlichen Kontakt aus den Augen zu verlieren, der in dieser Branche besonders wichtig ist. Vermehrt werden in der Zukunft mithilfe von Datenanalyse und künstlicher Intelligenz personalisierte Inhalte und Angebote erstellt werden.
Auch erwarten Teilnehmer zunehmend individualisierte Erlebnisse und stellen Ansprüche an nachhaltige Veranstaltungen, die den ökologischen und sozialen Fußabdruck minimieren.
Dem Convention Bureau Karlsruhe & Region liegt es am Herzen, junge Menschen für die Branche und dessen Möglichkeiten zu begeistern und so einen Beitrag zur Reduzierung des Fachkräftemangels zu leisten, unter dem die Veranstaltungswirtschaft leidet.
Steigende Kosten für Personal, Technik und Infrastruktur sowie die immer komplexer werdenden gesetzlichen Auflagen für Veranstaltungen gehören weiterhin zu den Herausforderungen, denen sich die Branche stellen muss.
Auch hat es sich das Convention Bureau Karlsruhe zur Aufgabe gemacht, lokale und globale Akteure zusammenzubringen und so zu einer Balance zwischen Weltoffenheit und regionaler Identität beizutragen.